- 例会直前のキャンセル・出欠変更が直前まで多発
- 「欠席→参加」「参加→欠席」の通知に誰が返信するか曖昧だった
- 時間で分けた運用：キャンセル連絡があった人は出席から外す／その後の連絡はキャンセルチェック
寺山が打診し、事務局とLL部が初めて合同で会議。お互いの業務を理解した上で、毎月起きるエラーへの役割分担を確定させることが今日のゴール。
今日の議論で明確になった担当領域を一覧化。曖昧だった部分が「誰が・何を」で確定した。
本日の決定事項を横断的に整理。担当・期限を明示。
| やること | 担当 | 期限 |
|---|---|---|
| 長智子＋中平さん＋坂口の3人グループLINE設置 | 坂口 | 早急 |
| L ステップ／Larkステータス変更運用開始（1日2回） | 長智子 | 即時 |
| 参加者リスト配信を火曜日に前倒し | 高八重 | 次回例会から |
| リッチメニュー再構成デモ版作成（例会申込＋実績統合） | 高八重 | 早急 |
| 受付終了表示を「次回受付は1日から」に修正 | 高八重 | 早急 |
| 本部名簿の表記揺れ抽出（既存メンバー） | 参加メンバー全員 | 分担実施 |
| 本部名簿の変更登録 | 坂口 | 継続 |
| キャンセル等のテンプレ整備（グループLINEノート） | 坂口 | 早急 |
| 緒方さんにInsta独立／内包の方針確認 | 寺山 | 早急 |
| 橋口さんに「世話人目指す／目指さない」確認 | 寺山 | 早急 |
| 7月CSV書き出しでの冊子作成テスト準備 | 衣笠＋事務局 | 6月中 |
| 串間さんを衣笠の冊子作成（Adobe）連携に組み込み | 坂口・衣笠 | 6月中 |
| AIチャットボット構想を代表者MTGで提案 | 寺山 | 継続検討 |
| 退会者対応の「対応しました」報告ルール周知 | グループ3人 | 即時 |
直前配信ではステータス変更漏れに気付けない構造的問題。LINE配信枠に余裕があるため、より早いタイミングで配信する設計に切り替える。
会員からの「退会手続きは？」「ゲストの連れ方は？」を会員自身で解決できる導線設計に。世話人で言うことが違う問題も同時に解消。
「なぜこの人が正会員に入っていないのか」問題の根本原因が判明。表記揺れで照合バッチが通っていなかった。
LINE自動応答はキーワード判定で限界。文脈判断できるAIボット構想と、そこに関わる人選方針を確認。
議論を通じて明確になった構造的な論点。今後の運営判断のリファレンスになる。
事務局とLL部が初めて顔を合わせ、役割を明確化できた。これからもこの全体最適化を継続する。